Папка попадает на стол аудитора с действительным сертификатом ISO 22000 сверху и отчётом об испытаниях по FDA 21 CFR под ним, в котором указан ламинат, который никто в комнате не закупает. Сертификат подлинный. Отчёт настоящий. Именно несоответствие останавливает проверку, и никакое количество дополнительных бумаг не исправит его, когда пакеты уже в пути. Какие документы должен предоставить поставщик гибкой упаковки и какой вопрос закрывает каждый из них?
Сертификаты систем менеджмента подтверждают, как управляется предприятие. Отчёты об испытаниях подтверждают, на соответствие чему был испытан образец материала. Ни то, ни другое не является утверждением о вашем готовом пакете. Документы о соответствии привязаны к конкретной структуре: если изменить ламинат, бумага будет описывать чужой пакет.
Сертификат отвечает на вопрос об управлении, а отчёт об испытаниях — на вопрос о плёнке
Документация по гибкой упаковке делится на три группы: сертификаты систем менеджмента, отчёты об испытаниях продукции и документы по прослеживаемости или социальному аудиту. Сертификат системы подтверждает, что предприятие работает по документированному процессу. Отчёт об испытаниях подтверждает, что образец материала соответствует указанному стандарту. Документ по прослеживаемости отслеживает сырьё от исходного материала до готовой продукции. Ни один из них не заменяет спецификацию на материал, и именно смешивание этих трёх групп как взаимозаменяемых приводит к развалу большинства комплектов документов.
Что на самом деле подтверждает сертификат системы менеджмента
ISO 9001 — стандарт систем менеджмента качества: документированные процедуры, корректирующие действия, записи, внутренний аудит. ISO 22000 — стандарт систем менеджмента безопасности пищевой продукции: анализ опасностей и средства управления, охватывающие путь от входящей плёнки через ламинирование, печать, изготовление пакетов и отгрузку. Чего сертификат не говорит, так это чего-либо о самом пакете.
Прочитайте четыре поля, прежде чем смотреть на логотип: наименование юридического лица, адрес площадки, область применения (scope), срок действия. Сертификат, выданный торговой компании по адресу офиса, ничего не говорит о предприятии, которое выпускает вашу плёнку. Такой комплект документов часто выглядит полным, но таковым не является.
Где находятся отчёт об испытаниях плёнки и сертификат GRS
Отчёт об испытаниях по FDA 21 CFR описывает образец: эту плёнку, испытанную данным методом, на соответствие данной части регламента. Глобальный стандарт переработанного материала (GRS) принципиально иной: это сертификат прослеживаемости, который отслеживает входящее переработанное сырьё и требует транзакционного сертификата на конкретную партию. Ни один из этих документов не является утверждением о безопасности пищевого контакта для вашего пакета. GRS, в частности, относится к содержанию переработанного материала, а не к безопасности контакта с пищевыми продуктами. Покупатель, который передаёт его как доказательство последнего, получит запрос на что-то другое.
Одобрен ли пакет FDA? Сертификат ISO 22000 и отчёт об испытаниях по FDA 21 CFR — это не одни и те же документы
Ни один пакет не может быть «одобрен FDA». Управление по контролю за продуктами и лекарствами США (FDA) не одобряет плёнки для контакта с пищевыми продуктами; оно публикует требования, а материалы испытываются на их соответствие. Можно запросить отчёт об испытаниях, подтверждающий, что конкретная плёнка испытана на соответствие требованиям к контакту с пищевыми продуктами, изложенным в Разделе 21 Свода федеральных правил США (CFR), а также декларацию о том, что структура этим требованиям соответствует.
Стандарты, которые встречаются на практике, и то, что они охватывают
ISO 9001 описывает систему менеджмента качества. ISO 22000 описывает систему менеджмента безопасности пищевой продукции. Некоторые предприятия вместо него имеют BRCGS или FSSC 22000, поскольку именно эти схемы называют отдельные розничные сети. GRS подтверждает содержание переработанных материалов и прослеживаемость цепочки поставок. BSCI и SMETA — это социальные аудиты: условия труда, рабочее время, охрана труда и техника безопасности на площадке. Ни одно из этих четырёх утверждений не касается миграции из печатного ламината.
Доказательства на уровне продукта хранятся в отдельном файле: протокол испытаний плёнки по 21 CFR, декларация соответствия структуры, спецификация и данные безопасности для красок и адгезивов, если этого требует ваш рынок. YLTPACK прикладывает к коммерческому предложению свои сертификаты и протокол испытаний PE-плёнки на соответствие FDA 21 CFR для контакта с пищевыми продуктами, а не хранит их до тех пор, пока кто-то не запросит.
Почему слово «одобрено» неуместно в спецификации
Для плёнки для пауча не существует номера одобрения, поэтому ответ поставщика «да, одобрено FDA» не даёт ничего, что можно проверить. Лучше записать это как требование: PE-герметизирующая плёнка, испытанная на соответствие требованиям FDA 21 CFR к контакту с пищевыми продуктами; протокол испытаний предоставляется вместе с коммерческим предложением; указана структура. Такая формулировка даёт документ с названием лаборатории, методом, описанием образца и датой, а не графический знак одобрения, вставленный в брошюру.
Документы о соответствии требованиям контакта с пищевыми продуктами для пауча относятся к структуре, а не к поставщику
Обычно покупатель считает, что файл соответствия охватывает всё, что заказано у данного поставщика. Это не так. Файл относится к одной конкретной конструкции, а гибкий ламинат имеет больше составляющих, чем большинство покупателей учитывают, когда бегло просматривают спецификацию.
Переменные, которые выводят вас за рамки протокола испытаний
Прежде всего важны структура и порядок слоёв: PET/AL/PE и PET/PE ведут себя по-разному в испытании на миграцию, а фольга меняет барьерные свойства и воздействие на герметизирующий слой. Далее идёт толщина герметизирующего слоя. Затем система красок и адгезивов, включая то, находится ли печать на поверхности или заключена между слоями. И, наконец, условия применения, на которые рассчитано испытание: жировой или водный продукт, горячее розлив, температура и время ретортной обработки.
Если любой из этих параметров изменится между образцом и производственной партией, документ в деле будет описывать уже другой пакет. Это не уловка поставщика, а принцип работы самих испытаний.
Что должна содержать декларация соответствия
Декларация соответствия — это подписанное стороной-конвертером заявление о том, что названная структура соответствует названному регламенту. В ней должны быть указаны материалы и слои, на которые она распространяется, основание для соответствия, предполагаемое назначение и любые ограничения, например «не для ретортной обработки выше X°C» или «только для водных и кислых продуктов». Документ должен иметь дату выпуска и ссылаться на код структуры в спецификации. Если в вашей декларации написано «вся наша упаковка соответствует применимым нормам», это предложение, а не документ.
Примечание: Привязывайте каждый отчёт к коду структуры, указанному в спецификации, утверждённой по макету (artwork-approved), а не к названию поставщика. Когда этот код меняется, всё, что за ним стоит, необходимо проверить заново.
Почему старый отчёт не обязательно плохой отчёт
Отчёт, выпущенный несколько лет назад, может по-прежнему быть точным, поскольку состав материала не изменился. Важно не возраст PDF-файла, а то, относится ли указанный в нём образец к той структуре, которую вы закупаете сегодня. Задайте один прямой вопрос в письменной форме: охватывает ли этот отчёт по-прежнему текущий состав, поставщика плёнки и порядок слоёв? Подтверждение с датой является полезным доказательством. Молчание, за которым следует свежий общий PDF-файл, — это ответ на другой вопрос.
Какие документы должен предоставлять поставщик гибкой упаковки на этапе котировки, а не на этапе аудита?
Запрашивайте на этапе RFQ сертификаты систем, протокол испытаний плёнки, декларацию соответствия для вашей структуры, спецификацию и документы по прослеживаемости (chain-of-custody), если заявлено использование переработанного сырья. Запрошенные вместе с запросом предложения, они приходят вложениями вместе с ценой. Запрошенные после заказа на поставку, они становятся задержкой, которую невозможно переложить ни на кого.
Запросы, которые приходят через шесть недель после заказа на поставку
Такие проблемы обычно выявляются на порталах онбординга ритейлеров. Форма заявки на размещение товара требует декларацию о контакте с пищевыми продуктами и сертификат безопасности пищевой продукции производителя. Брокер импортёра запрашивает заявление о материалах упаковки, а клиент, работающий под собственной торговой маркой, присылает опросник по соответствию требованиям на сорок строк. Макет давно утверждён. Плёнка, возможно, уже напечатана. Теперь каждый ответ должен возвращаться через фабрику, которая выполняет другие заказы, а график поглощает это ожидание.
Вопрос о том, какие сертификаты производители упаковки должны направлять вместе с котировкой, имеет короткий ответ: те, которые требует ваш целевой рынок, для точно той структуры, которую вы закупаете. Не все сертификаты, которыми располагает завод.
Как включить запрос документов в RFQ
Один короткий абзац в запросе делает свою работу. Укажите свой рынок, назовите структуру или продукт, который будет упакован, и перечислите документы, которые запросят ваш клиент или портал. Поставщик, который на этапе котировки знает, что немецкому ритейлеру нужна декларация соответствия для конкретного ламината, будет соответствующим образом формировать цену и готовить документы. Тот же поставщик, узнавший об этом после заказа на поставку, будет угадывать, что вам нужно, и отправит всё подряд.
Совет: Запрашивайте отчёт, в котором указаны ваша структура и толщина герметизирующего слоя, а не тот, что случайно размещён на сайте. Общий отчёт по плёнке, переданный ритейлеру, обычно возвращается с запросом на настоящий.
Чек-лист документов для аудита поставщиков упаковки и то, что подтверждает каждый из них
Рабочий файл короче, чем ожидают большинство покупателей. Пять-шесть документов, каждый из которых выполняет одну задачу и проверяется в сопоставлении с остальными, а не читается изолированно.
Системные и продуктовые документы
- Сертификат ISO 9001 — задокументированная система менеджмента качества существует; прежде всего проверьте адрес площадки, область действия и срок действия.
- Сертификат ISO 22000 — система менеджмента безопасности пищевой продукции внедрена; в строке области действия должны быть указаны гибкая упаковка или процесс, который фактически выполняется на предприятии.
- Протокол испытаний пленки по FDA 21 CFR — конкретный материал испытан на соответствие требованиям к контакту с пищевой продукцией; описание образца должно соответствовать вашему герметизирующему слою, а не только товарной категории.
- Декларация соответствия и спецификация — структура, слои, грамматура и основание для соответствия в одном документе; все остальные документы проверяются по спецификации.
Социальные, экологические документы и документы по прослеживаемости
- Отчет социального аудита — BSCI или эквивалентная программа; условия труда и безопасность на производстве, но не сведения о самом пакете.
- Сертификат области действия GRS и транзакционный сертификат — сертификат области действия перечисляет, что предприятие может продавать как материал с переработанным содержанием; транзакционный сертификат связывает конкретную партию с этим сертификатом.
- Сертификаты на эко-структуры пленки — документация на компостируемые или моно-PE структуры; предоставляется, когда такая структура включена в заказ, а не заранее.
Детали, которые проверяют аудиторы, прежде чем перейти к формулировкам
Название к названию. Юридическое лицо в сертификате, лицо в заказе на поставку и лицо в счете-фактуре должны совпадать без устных пояснений. Адрес к адресу: площадка в сертификате должна быть производственной; если товар отгружается из другого места, ожидайте вопроса.
Далее — даты. Просроченный сертификат не является доказательством, чего бы он ни подтверждал. Затем — совпадение, которое чаще всего упускают: относится ли продукт, указанный в отчете, к пакету в коробке. Аудитор, который найдет отчет о трехслойном фольговом ламинате, приложенный к двухслойному прозрачному пауču, будет смотреть на остальную упаковку с большим недоверием, чем она заслуживает.
Отправьте список документов вместе с запросом предложения (RFQ), и аудит превратится в простую работу с документами.
Храните в папке заказа, рядом с утверждённым макетом, пять документов: спецификацию с кодом структуры, декларацию соответствия для этой структуры, протокол испытаний, на который ссылается декларация, действующие на данный момент сертификаты систем и любой сертификат на переработанное сырьё (transaction certificate), если заявлено использование переработанного материала.
Запрашивайте документы заново, а не используйте старые, в четырёх случаях: истёк срок действия сертификата, изменилась рецептура или поставщик плёнки, изменился целевой рынок или изменилась структура пакета. Затем сверьте код структуры в последней присланной вам спецификации с кодом в протоколе испытаний в вашей папке. Если они не совпадают, вы уже знаете, о чём спросит аудитор, и можете ответить до того, как вопрос будет задан.
Часто задаваемые вопросы
Нужны ли оригиналы сертификатов или достаточно сканов?
Сканы принимают большинство порталов для онбординга; обычно достаточно PDF, выданного органом по сертификации, с проверяемым номером сертификата. Аудиторы иногда проверяют сертификат через онлайн-реестр эмитента, а не полагаются на файл. Храните скан в папке заказа, а номер для проверки в реестре — в своих заметках.
Что делать, если поставщик присылает сертификат на другое название компании?
Групповые структуры и отдельные торговые подразделения постоянно создают такую ситуацию. Решает это короткое письмо на бланке держателя сертификата с подтверждением, что указанная организация производит продукцию для компании, которая делает вам предложение, или является её производственной площадкой. Совпадающий адрес производства в строке с площадкой решает задачу так же.
Истекает ли срок действия протокола испытаний?
Протоколы испытаний на контакт с пищевыми продуктами обычно имеют дату, но не имеют формального срока действия. Устаревают они не по календарю, а при изменении рецептуры, поставщика плёнки или технологического процесса. Уточните, охватывает ли имеющийся в деле протокол текущую структуру, и получите ответ в письменном виде.
Что делать, если поставщик не может предоставить протокол для моей точной структуры?
В этом случае вам придётся выбирать между другой структурой, испытаниями за свой счёт или общими декларациями, которые ваш ритейлер может отклонить. Лучше выяснить это на этапе RFQ, а не во время проверки на портале. Поставщик, который прямо говорит об этом, проще в планировании, чем тот, который пересылает сертификат на другую структуру и позволяет вам обнаружить разрыв позже.
