Una cartella arriva all'ufficio di audit con un certificato ISO 22000 valido in cima e, sotto, un rapporto di prova FDA 21 CFR che riguarda un laminato che nessuno nella stanza sta acquistando. Il certificato è autentico. Il rapporto è reale. È la discrepanza a bloccare la revisione, e nessuna quantità di documenti aggiuntivi la risolve una volta che i sacchetti sono già in mare. Quali documenti dovrebbe fornire un fornitore di imballaggi flessibili, e quale domanda ciascuno di essi risolve davvero?
I certificati di sistema dimostrano come uno stabilimento è gestito. I rapporti di prova dimostrano con quali parametri è stato testato un campione di materiale. Nessuno dei due è una dichiarazione sulla bustina finita, e i documenti di conformità sono legati a una struttura specifica: se si cambia il laminato, il documento descrive il sacchetto di qualcun altro.
Un certificato risponde a una domanda di gestione; un rapporto di prova risponde a una domanda sul film
La documentazione per gli imballaggi flessibili si divide in tre famiglie: certificati di sistema di gestione, rapporti di prova sui prodotti e documenti di tracciabilità della catena di custodia o di audit sociale. Un certificato di sistema dimostra che uno stabilimento opera secondo un processo documentato. Un rapporto di prova dimostra che un campione di materiale ha soddisfatto una norma specifica. Un documento di tracciabilità della catena di custodia ripercorre un input dalla materia prima fino al prodotto finito. Nessuno di essi sostituisce una scheda tecnica, e considerare le tre tipologie intercambiabili è il motivo per cui la maggior parte dei fascicoli documentali non regge.
Cosa certifica effettivamente un certificato di sistema di gestione
ISO 9001 è una norma per la gestione della qualità: procedure documentate, azioni correttive, registrazioni, audit interni. ISO 22000 è una norma per la gestione della sicurezza alimentare — analisi dei pericoli e controlli che vanno dal film in ingresso alla laminazione, alla stampa, alla realizzazione dei sacchetti e alla spedizione. Ciò che il certificato non dice è assolutamente nulla su un sacchetto.
Leggete quattro campi prima del logo: ragione sociale, indirizzo dello stabilimento, ambito di applicazione (scope) e data di scadenza. Un certificato intestato a una società commerciale con sede in un ufficio non dice nulla sullo stabilimento che produce il vostro film, ed è una struttura comune di fascicoli documentali che sembrano completi ma non lo sono.
Dove si collocano il rapporto di prova sul film e il certificato GRS
Un rapporto di prova FDA 21 CFR descrive un campione: questo film, testato con questo metodo, rispetto a questa parte del regolamento. Il Global Recycled Standard (GRS) è diverso per natura — è una certificazione di catena di custodia che traccia il contenuto riciclato in ingresso e richiede un certificato di transazione per la specifica spedizione. Nessuno dei due documenti è una dichiarazione sulla sicurezza alimentare della vostra bustina. Il GRS in particolare riguarda il contenuto riciclato, non la sicurezza a contatto con gli alimenti, e un acquirente che lo inoltra come prova di quest'ultima si sentirà chiedere altro.
La bustina è approvata dalla FDA? Un certificato ISO 22000 e un rapporto di prova FDA 21 CFR non sono lo stesso documento
Nessuna bustina è "approvata dalla FDA". La Food and Drug Administration statunitense non approva i film a contatto con alimenti; pubblica requisiti, e i materiali vengono testati rispetto ad essi. Ciò che si può richiedere è un rapporto di prova che attesti che uno specifico film è stato testato rispetto ai requisiti per il contatto con alimenti del Titolo 21 del Code of Federal Regulations, oltre a una dichiarazione che la struttura è conforme a tali requisiti.
Le norme che ricorrono e cosa coprono
ISO 9001 copre la gestione della qualità. ISO 22000 copre la gestione della sicurezza alimentare, e alcuni stabilimenti possiedono invece BRCGS o FSSC 22000 perché sono gli schemi che alcuni retailer specificano. GRS copre la tracciabilità della catena di custodia per il contenuto riciclato. BSCI e SMETA sono audit sociali: condizioni di lavoro, orario di lavoro, salute e sicurezza sul sito. Nessuno di questi quattro certificati è una dichiarazione sulla migrazione da un laminato stampato.
La documentazione a livello di prodotto è un fascicolo separato: il rapporto di prova 21 CFR per il film, una dichiarazione di conformità per la struttura, una scheda tecnica e i dati di sicurezza per inchiostri e adesivi, dove richiesti dal mercato di destinazione. YLTPACK allega i propri certificati e il rapporto di prova FDA 21 CFR per il contatto alimentare del film in PE alla quotazione, anziché trattenerli fino a quando qualcuno non li richiede.
Perché "approvato" è la parola sbagliata da inserire in una specifica
Per un film per buste non esiste un numero di approvazione, quindi un fornitore che risponde "sì, approvato FDA" non ha fornito alcuna informazione verificabile. Scriva invece la riga come requisito: film sigillante in PE provato secondo i requisiti FDA 21 CFR per il contatto alimentare, rapporto di prova da fornire con la quotazione, con indicazione della struttura. Questa formulazione ottiene un documento con nome del laboratorio, metodo, descrizione del campione e data, e non un logo di approvazione incollato in una brochure.
I documenti di conformità per il contatto alimentare delle buste sono legati a una struttura, non a un fornitore
Di solito il compratore ritiene che il fascicolo di conformità copra tutto ciò che viene ordinato da quel fornitore. Non è così. Il fascicolo copre una singola costruzione, e un laminato flessibile ha più componenti in gioco di quanti la maggior parte dei compratori consideri quando scorre una scheda tecnica.
Le variabili che la portano fuori dal rapporto di prova
Innanzitutto struttura e ordine degli strati: PET/AL/PE e PET/PE si comportano in modo diverso in un test di migrazione, e il foglio di alluminio modifica la barriera e l'esposizione del sigillante. Poi lo spessore del sigillante. Poi il sistema di inchiostri e adesivi, incluso se la stampa è superficiale o intrappolata tra gli strati. Infine le condizioni d'uso per cui il test è stato progettato: alimento grasso o acquoso, riempimento a caldo, temperatura e durata della retorta.
Se ne cambia una tra il campione e la produzione, la documentazione archiviata descrive un'altra busta. Non si tratta di un trucco del fornitore. È così che funzionano i test.
Cosa deve riportare una dichiarazione di conformità
Una dichiarazione di conformità è la dichiarazione firmata dal converter che una struttura specifica è conforme a un regolamento specifico. Deve indicare i materiali e gli strati coperti, citare la base di conformità, precisare l'uso previsto e qualsiasi restrizione, come "non per retorta oltre X°C" o "solo alimenti acquosi e acidi", riportare una data di emissione e fare riferimento al codice struttura presente nella specifica. Se la sua recita "tutti i nostri imballaggi sono conformi alle normative applicabili", è una frase, non un documento.
Nota: Archiviare ogni rapporto in base al codice struttura riportato sulla scheda tecnica approvata per l'artwork, non in base al nome del fornitore. Quando tale codice cambia, tutto ciò che ne dipende va nuovamente verificato.
Perché un vecchio rapporto non è automaticamente un cattivo rapporto
Un rapporto di diversi anni fa può essere ancora accurato, perché nulla nella formulazione è cambiato. Ciò che conta non è l'età del PDF, ma se il campione che riporta corrisponde alla struttura che si sta acquistando oggi. Ponga una domanda diretta per iscritto: il rapporto copre ancora la formulazione attuale, il fornitore del film e l'ordine degli strati? Un sì con data è una prova utile. Il silenzio, seguito da un nuovo PDF generico, è la risposta a una domanda diversa.
Quali documenti dovrebbe fornire un fornitore di imballaggi flessibili in fase di offerta, non in fase di audit?
Richieda in fase di RFQ i certificati di sistema, il rapporto di prova del film, una dichiarazione di conformità per la sua struttura, la scheda tecnica e la documentazione della catena di custodia, se si dichiara contenuto riciclato. Se richiesti insieme alla richiesta di offerta, arrivano come allegati insieme al prezzo. Se richiesti dopo l'ordine di acquisto, arrivano come un ritardo che non può essere addebitato a nessuno.
Le richieste che arrivano sei settimane dopo l'ordine di acquisto
I portali di onboarding dei retailer sono il punto in cui il problema emerge. Un modulo di inserimento prodotto chiede una dichiarazione di idoneità al contatto alimentare e il certificato di sicurezza alimentare del produttore, il broker dell'importatore chiede una dichiarazione sui materiali di imballaggio e un cliente a marchio del distributore invia un questionario di conformità con quaranta righe. L'approvazione della grafica è avvenuta da tempo. Il film potrebbe già essere stampato. Ora ogni risposta deve passare attraverso una fabbrica che sta lavorando ad altri ordini, e il programma assorbe l'attesa.
La domanda su quali certificati i produttori di imballaggi debbano inviare con un'offerta ha una risposta breve: quelli richiesti dal suo mercato di riferimento, per la struttura esatta che sta acquistando. Non tutti i certificati che lo stabilimento possiede.
Come inserire la richiesta di documenti nella RFQ
Un breve paragrafo nella richiesta di offerta fa il lavoro necessario. Indichi il suo mercato, indichi la struttura o il prodotto che andrà nella busta, ed elenchi i documenti che il suo cliente o portale richiederà. Un fornitore che sa già in fase di quotazione che un retailer tedesco richiede una dichiarazione di conformità per un laminato specifico, prezzerà e preparerà di conseguenza; lo stesso fornitore, informato dopo l'ordine di acquisto, dovrà indovinare cosa serve e invierà tutto.
Suggerimento: Richieda il rapporto che riporta la sua struttura e lo spessore del sigillante, non quello che si trova casualmente sul sito web. Un rapporto generico sul film inoltrato a un retailer di solito torna con la richiesta di quello reale.
La checklist dei documenti di audit del fornitore di imballaggi e ciò che ciascuno dimostra
Il fascicolo di lavoro è più breve di quanto la maggior parte degli acquirenti si aspetti. Cinque o sei documenti, ciascuno con una funzione, verificati l'uno con l'altro piuttosto che letti isolatamente.
Documenti di sistema e di prodotto
- Certificato ISO 9001 — esiste un sistema di gestione della qualità documentato; verificare prima di tutto l'indirizzo del sito, l'ambito di applicazione e la data di scadenza.
- Certificato ISO 22000 — è in essere un sistema di gestione della sicurezza alimentare; la riga relativa all'ambito dovrebbe indicare gli imballaggi flessibili o il processo effettivamente svolto dallo stabilimento.
- Rapporto di prova FDA 21 CFR per il film — un materiale specifico è stato testato in base ai requisiti per il contatto con gli alimenti; la descrizione del campione deve corrispondere al proprio sigillante, non solo alla categoria.
- Dichiarazione di conformità e scheda tecnica — struttura, strati, grammatura e base di conformità in un unico documento; ogni altro documento va verificato rispetto alla scheda tecnica.
Documenti sociali, ambientali e di tracciabilità della filiera
- Rapporto di audit sociale — BSCI o un programma equivalente; condizioni di lavoro e sicurezza dello stabilimento, nulla che riguardi il sacchetto.
- Certificato di ambito GRS e certificato di transazione — il certificato di ambito elenca ciò che lo stabilimento può vendere come contenuto riciclato; il certificato di transazione collega una spedizione a tale ambito.
- Certificati dei film per strutture ecologiche — documentazione per materiali compostabili o mono-PE, da fornire quando tale struttura è presente nell'ordine e non prima.
I dettagli che gli auditor verificano prima della formulazione
Nome con nome. La ragione sociale riportata sul certificato, quella presente sull'ordine di acquisto e quella sulla fattura dovrebbero corrispondere senza bisogno di spiegazioni verbali. Indirizzo con indirizzo: il sito indicato sul certificato dovrebbe essere un sito produttivo; se la merce viene spedita da un altro luogo, è prevedibile la domanda.
Poi le date. Un certificato scaduto non costituisce prova, qualunque cosa dimostri. Infine la corrispondenza che viene trascurata più spesso: se il prodotto indicato nel rapporto sia effettivamente il sacchetto contenuto nel cartone. Un auditor che trova un rapporto relativo a un laminato in foglio a tre strati allegato a un sacchetto trasparente a due strati guarderà il resto della documentazione con più sospetto di quanto meriti.
Inviare l'elenco dei documenti insieme alla RFQ e la verifica diventa un'attività di archiviazione
Conservate cinque elementi nella cartella dell'ordine accanto alla grafica approvata: la scheda tecnica con il relativo codice di struttura, la dichiarazione di conformità per quella struttura, il rapporto di prova a cui la dichiarazione fa riferimento, i certificati di sistema attualmente in corso di validità e l'eventuale certificato di transazione, qualora sia stato dichiarato contenuto riciclato.
Richiedete nuovamente, anziché riutilizzare, in quattro casi: quando un certificato scade, quando cambiano la formulazione o la fonte del film, quando cambia il mercato di destinazione o quando cambia la struttura del sacchetto. Quindi verificate il codice di struttura riportato sull'ultima scheda tecnica ricevuta confrontandolo con il codice indicato nel rapporto presente nella vostra cartella. Se non coincidono, sapete già quale domanda farà il verificatore e potete rispondere prima che venga posta.
FAQ
Servono i certificati originali o sono accettabili le scansioni?
Le scansioni sono quelle che la maggior parte dei portali di onboarding accetta, e di norma è sufficiente un PDF emesso dall'organismo di certificazione con un numero di certificato verificabile. I verificatori talvolta controllano il certificato tramite il registro online dell'emittente anziché fidarsi del file. Conservate la scansione nella cartella dell'ordine e il riferimento del registro nei vostri appunti.
Cosa succede se il fornitore invia un certificato intestato a una ragione sociale diversa?
Le strutture di gruppo e le divisioni commerciali separate producono questa situazione continuamente. La soluzione è una breve lettera su carta intestata del titolare del certificato che confermi che l'entità indicata produce per conto dell'azienda che vi fornisce, oppure ne è il sito produttivo. Un indirizzo di produzione corrispondente nella riga del sito svolge la stessa funzione.
Un rapporto di prova scade?
I rapporti di prova per il contatto alimentare riportano di solito una data e nessuna scadenza formale. A invecchiarli sono la modifica della formulazione, del fornitore del film o del processo, non il trascorrere del tempo. Chiedete se il rapporto in archivio copre ancora la struttura attuale e ottenete la risposta per iscritto.
Cosa succede se il fornitore non è in grado di produrre un rapporto per la mia esatta struttura?
In tal caso dovete scegliere tra una struttura diversa, l'esecuzione di test a vostre spese o dichiarazioni generiche che il vostro distributore potrebbe rifiutare. Meglio scoprirlo in fase di RFQ piuttosto che durante la revisione del portale. Un fornitore che lo dichiara apertamente è più facile da gestire di uno che inoltra un certificato relativo a qualcos'altro e vi lascia scoprire la lacuna in seguito.
