Uma pasta chega à mesa de auditoria com um certificado ISO 22000 válido por cima e, por baixo, um relatório de ensaio FDA 21 CFR referente a um laminado que ninguém na sala está comprando. O certificado é genuíno. O relatório é real. A incompatibilidade é o que interrompe a análise, e nenhuma quantidade de papel adicional a corrige depois que as embalagens já estão a caminho. Quais documentos um fornecedor de embalagens flexíveis deve apresentar, e qual pergunta cada um deles realmente responde?
Certificados de sistema comprovam como uma fábrica é gerida. Relatórios de ensaio comprovam contra o que uma amostra de material foi testada. Nenhum dos dois é uma declaração sobre a sua embalagem final, e os documentos de conformidade estão vinculados a uma estrutura específica: ao trocar o laminado, o papel passa a descrever outra embalagem.
Um certificado responde a uma questão de gestão; um relatório de ensaio responde a uma questão sobre o filme
A documentação de embalagens flexíveis se divide em três famílias: certificados de sistema de gestão, relatórios de ensaio de produto e documentos de rastreabilidade (chain of custody) ou auditorias sociais. Um certificado de sistema comprova que a fábrica opera um processo documentado. Um relatório de ensaio comprova que uma amostra de material atendeu a uma norma específica. Um documento de rastreabilidade acompanha um insumo desde a matéria-prima até o produto acabado. Nenhum deles substitui a ficha técnica do material, e tratar os três como intercambiáveis é o ponto em que a maioria dos conjuntos de documentos falha.
O que um certificado de sistema de gestão efetivamente certifica
ISO 9001 é uma norma de sistema de gestão da qualidade: procedimentos documentados, ação corretiva, registros e auditoria interna. ISO 22000 é uma norma de gestão de segurança de alimentos — análise de perigos e controles que vão desde o filme recebido até a laminação, impressão, fabricação de sacos e expedição. O que o certificado não afirma é absolutamente nada sobre uma embalagem.
Leia quatro campos antes de olhar o logotipo: razão social, endereço da unidade, escopo e data de validade. Um certificado emitido para uma empresa comercial, em um endereço de escritório, não diz nada sobre a fábrica que produz o seu filme, e esse é um formato comum de conjunto documental que parece completo sem estar.
Onde ficam o relatório de ensaio do filme e o certificado GRS
Um relatório de ensaio FDA 21 CFR descreve uma amostra: este filme, testado por este método, contra esta parte da regulamentação. O Global Recycled Standard (GRS) é diferente em natureza — trata-se de uma certificação de rastreabilidade que acompanha o insumo reciclado e exige um certificado de transação para o embarque específico. Nenhum dos dois documentos é uma declaração de segurança alimentar sobre a sua embalagem. O GRS, em particular, trata do conteúdo reciclado, não da segurança em contato com alimentos, e um comprador que o encaminhe como prova da segunda coisa será solicitado a apresentar outro documento.
A embalagem é aprovada pela FDA? Um certificado ISO 22000 e um relatório de ensaio FDA 21 CFR não são o mesmo documento
Nenhuma embalagem é “aprovada pela FDA”. A Food and Drug Administration dos EUA não aprova filmes para contato com alimentos; ela publica requisitos, e os materiais são testados contra eles. O que você pode solicitar é um relatório de ensaio que demonstre que um filme específico foi testado conforme os requisitos de contato com alimentos do Título 21 do Code of Federal Regulations, além de uma declaração de que a estrutura atende a esses requisitos.
As normas que aparecem e o que cada uma cobre
ISO 9001 abrange a gestão da qualidade. ISO 22000 abrange a gestão da segurança alimentar, e algumas fábricas detêm BRCGS ou FSSC 22000 em vez disso, porque são os esquemas que certos varejistas exigem. GRS abrange a cadeia de custódia de conteúdo reciclado. BSCI e SMETA são auditorias sociais: condições de trabalho, jornadas de trabalho, saúde e segurança no local. Nenhuma dessas quatro certificações é uma declaração sobre migração a partir de um laminado impresso.
As evidências em nível de produto constam de um arquivo separado: o relatório de ensaio 21 CFR para o filme, uma declaração de conformidade para a estrutura, uma folha de especificações e dados de segurança para tintas e adesivos, quando o seu mercado exigir. A YLTPACK anexa seus certificados e o relatório de ensaio FDA 21 CFR de contato com alimentos do filme PE à cotação, em vez de retê-los até que alguém os solicite.
Por que "aprovado" é a palavra errada em uma especificação
Não existe número de aprovação para um filme de embalagem tipo pouch, portanto, um fornecedor que responda "sim, aprovado pela FDA" não disse nada que você possa verificar. Escreva a linha como requisito: filme selante de PE ensaiado conforme os requisitos de contato com alimentos da FDA 21 CFR, relatório de ensaio a ser fornecido com a cotação, indicando a estrutura. Essa redação garante um documento com nome do laboratório, método, descrição da amostra e data, e não um selo gráfico colado em uma brochura.
Os documentos de conformidade para contato com alimentos de embalagens tipo pouch estão vinculados a uma estrutura, não a um fornecedor
A visão mental do comprador costuma ser de que o arquivo de conformidade cobre tudo o que é encomendado daquele fornecedor. Não é assim. O arquivo cobre uma única construção, e um laminado flexível tem mais variáveis do que a maioria dos compradores percebe ao examinar uma folha de especificações.
As variáveis que o colocam fora do relatório
Estrutura e ordem das camadas vêm em primeiro lugar: PET/AL/PE e PET/PE se comportam de maneira diferente em um ensaio de migração, e a lâmina de alumínio altera a barreira e a exposição do selante. Em seguida, a espessura do selante. Depois, o sistema de tinta e adesivo, incluindo se a impressão está na superfície ou aprisionada entre camadas. Por fim, as condições de uso para as quais o ensaio foi concebido: alimentos gordurosos ou aquosos, envase a quente, temperatura e tempo de retort.
Se alterar qualquer um desses itens entre a amostra e a produção, o papel arquivado descreve outra embalagem. Isso não é um truque do fornecedor. É assim que o ensaio funciona.
O que uma declaração de conformidade deve indicar
Uma declaração de conformidade é a declaração assinada pela parte transformadora de que uma estrutura nomeada está em conformidade com um regulamento nomeado. Deve identificar os materiais e as camadas abrangidos, citar a base de conformidade, indicar o uso pretendido e qualquer restrição, como "não para retort acima de X°C" ou "apenas alimentos aquosos e ácidos", trazer uma data de emissão e referenciar o código da estrutura na especificação. Se a sua disser "todas as nossas embalagens estão em conformidade com as normas aplicáveis", trata-se de uma frase, não de um documento.
Nota: Arquive cada relatório com o código da estrutura impresso na folha de especificações aprovada pelo departamento de arte, e não com o nome do fornecedor. Quando esse código mudar, tudo o que está por trás dele precisa ser verificado novamente.
Por que um relatório antigo não é automaticamente um mau relatório
Um relatório de vários anos atrás pode continuar sendo preciso, porque nada na formulação mudou. O que importa não é a idade do PDF, mas se a amostra que ele menciona corresponde à estrutura que você está comprando hoje. Faça uma pergunta direta por escrito: este relatório ainda cobre a formulação atual, o fornecedor do filme e a ordem das camadas? Uma confirmação datada é uma evidência útil. O silêncio, seguido de um PDF genérico recente, é a resposta a uma pergunta diferente.
Quais documentos um fornecedor de embalagens flexíveis deve fornecer na fase de cotação, e não na fase de auditoria?
Solicite na fase de RFQ os certificados do sistema, o relatório de ensaio do filme, uma declaração de conformidade para a sua estrutura, a ficha técnica e a documentação de rastreabilidade (chain of custody), caso seja declarado conteúdo reciclado. Solicitados junto com a consulta, eles chegam como anexos juntamente com o preço. Solicitados após o pedido de compra, chegam como um atraso que você não consegue repassar a ninguém.
As solicitações que chegam seis semanas após o pedido de compra
Os portais de homologação de varejistas são onde isso costuma aparecer. Um formulário de cadastro pede uma declaração de contato com alimentos e o certificado de segurança alimentar do fabricante, o despachante do importador solicita uma declaração sobre os materiais de embalagem, e um cliente de marca própria envia um questionário de conformidade com quarenta linhas. A aprovação da arte já foi feita há muito tempo. O filme pode já estar impresso. Agora, cada resposta precisa voltar por uma fábrica que está executando outros pedidos, e o cronograma absorve a espera.
A pergunta sobre quais certificados os fabricantes de embalagens devem enviar com a cotação tem uma resposta curta: os exigidos pelo seu mercado-alvo, para a estrutura exata que você está comprando. Não todos os certificados que a fábrica possui.
Como incluir a solicitação de documentos na RFQ
Um único parágrafo curto na consulta faz o trabalho. Informe seu mercado, a estrutura ou o produto que será embalado e liste os documentos que seu cliente ou portal vai exigir. Um fornecedor que sabe, na fase de cotação, que um varejista alemão precisa de uma declaração de conformidade para um laminado específico vai precificar e preparar tudo de acordo; o mesmo fornecedor, informado após o pedido de compra, estará adivinhando o que você precisa e enviará tudo.
Dica: Solicite o relatório que menciona a sua estrutura e a espessura do seu selante, e não aquele que por acaso está no site. Um relatório genérico de filme encaminhado a um varejista costuma voltar com um pedido do relatório real.
Checklist de documentos para auditoria de fornecedores de embalagens e o que cada um comprova
O arquivo de trabalho é mais curto do que a maioria dos compradores espera. Cinco ou seis documentos, cada um cumprindo uma função, verificados entre si em vez de lidos isoladamente.
Documentos do sistema e do produto
- Certificado ISO 9001 — comprova a existência de um sistema de gestão da qualidade documentado; verifique antes de tudo o endereço do site, o escopo e a data de validade.
- Certificado ISO 22000 — indica que existe um sistema de gestão da segurança alimentar implementado; a linha de escopo deve mencionar embalagens flexíveis ou o processo que a fábrica efetivamente executa.
- Relatório de ensaio FDA 21 CFR para o filme — um material específico foi testado quanto aos requisitos de contato com alimentos; a descrição da amostra deve corresponder ao seu selante, e não apenas à categoria.
- Declaração de conformidade e ficha técnica — estrutura, camadas, gramatura e base de conformidade reunidas em um só documento; todos os demais documentos devem ser verificados em relação à ficha técnica.
Documentos de responsabilidade social, ambiental e de rastreabilidade da cadeia
- Relatório de auditoria social — BSCI ou programa equivalente; condições de trabalho e segurança no local, sem qualquer referência à embalagem em si.
- Certificado de escopo GRS e certificado de transação — o certificado de escopo lista o que a fábrica pode comercializar como conteúdo reciclado; o certificado de transação vincula uma remessa a esse escopo.
- Certificados de estruturas de filme ecológicas — documentação de compostabilidade ou de monomaterial PE, fornecida quando essa estrutura constar do pedido e não antes.
Os detalhes que os auditores verificam antes da redação
Nome contra nome. A razão social indicada no certificado, a entidade constante no seu pedido de compra e a entidade na nota fiscal devem coincidir sem necessidade de explicação verbal. Endereço contra endereço: o local indicado no certificado deve ser um site produtivo; se as mercadorias forem expedidas de outro local, é provável que surja a pergunta.
Em seguida, as datas. Um certificado vencido não é evidência, por mais que comprove. Depois, a correspondência que mais frequentemente passa despercebida: se o produto citado no relatório é de fato a embalagem contida na caixa. Um auditor que encontre um relatório referente a um laminado de folha de três camadas anexado a uma bolsa transparente de duas camadas passará a examinar o restante do material com mais desconfiança do que o justificado.
Envie a lista de documentos junto com a RFQ e a auditoria deixa de ser uma tarefa burocrática
Mantenha cinco itens na pasta do pedido, ao lado da arte aprovada: a ficha técnica com seu código de estrutura, a declaração de conformidade para essa estrutura, o relatório de ensaio ao qual a declaração faz referência, os certificados de sistema atualmente válidos e qualquer certificado de transação, caso tenha sido declarado conteúdo reciclado.
Solicite novamente, em vez de reutilizar, em quatro momentos: quando um certificado expira, quando a formulação ou a fonte do filme muda, quando o mercado de destino muda ou quando a estrutura da embalagem muda. Em seguida, verifique o código de estrutura indicado na última ficha técnica que você recebeu em comparação com o código constante no relatório arquivado na sua pasta. Se forem diferentes, você já sabe o que o auditor vai perguntar e pode responder antes que a pergunta seja feita.
Perguntas frequentes
Preciso dos certificados originais ou cópias digitalizadas são aceitáveis?
Cópias digitalizadas são o que a maioria dos portais de cadastro aceita, e um PDF emitido pelo organismo certificador, com número de certificado verificável, normalmente é suficiente. Os auditores às vezes verificam o certificado no registro online do emissor, em vez de confiar apenas no arquivo. Guarde a cópia digitalizada na pasta do pedido e a referência do registro nas suas anotações.
E se o fornecedor enviar um certificado em nome de uma empresa diferente?
Estruturas de grupo e braços comerciais separados geram isso com frequência. O que resolve a situação é uma breve carta, em papel timbrado do titular do certificado, confirmando que a entidade nomeada fabrica para a empresa que está cotando com você, ou é o local de produção dela. Um endereço de produção coincidente na linha do site também cumpre essa função.
Um relatório de ensaio expira?
Relatórios de ensaio de contato com alimentos geralmente trazem uma data e nenhuma validade formal. O que os torna desatualizados é uma mudança na formulação, no fornecedor do filme ou no processo, e não o calendário. Pergunte se o relatório arquivado ainda cobre a estrutura atual e obtenha a resposta por escrito.
E se o fornecedor não puder apresentar um relatório para a minha estrutura exata?
Nesse caso, você terá de escolher entre uma estrutura diferente, realizar o ensaio por conta própria ou usar declarações genéricas que o seu varejista pode rejeitar. É melhor descobrir isso na RFQ do que durante uma análise no portal. Um fornecedor que diz isso claramente é mais fácil de planejar do que um que encaminha um certificado referente a outra coisa e deixa você descobrir a lacuna mais tarde.
